Datenschutzinformationen für Mieter

Im Folgenden wird über die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erstellung eines Mietvertrages, zur Durchführung und Abwicklung eines Mietverhältnisses sowie über die entsprechenden Datenschutzrechte Auskunft gem. Datenschutzgrundverordnung, kurz DS-GVO, erteilt.

Für die Verarbeitung Ihrer Daten ist verantwortlich:

Der jeweilige im Mietvertrag angegebene Vermieter vertreten durch die
Westfalia Immobilienverwaltung GmbH
Am Botanischen Garten 17
47058 Duisburg
vertreten durch den Geschäftsführer Hans-Rüdiger Straßburger

Postfach 10 02 62
47002 Duisburg
Tel: 0800 75 75 001 00
Fax: 0203 33 74 26
info@westfalia-gmbh.de

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung, der Verarbeitung Ihrer Daten, Ihren Rechten oder anderer Anliegen im Bereich des Datenschutzes bitten wir Sie, sich an unseren Kontakt für Datenschutz zu wenden:

Xamit Bewertungsgesellschaft mbH
Monschauer Str. 12
40549 Düsseldorf
datenschutzbeauftragter@westfalia-gmbh.de

Personenbezogene Daten (Anrede, Titel, vollständiger Vor- und Zuname, Adresse, Firma, Gesellschaftsform, Gesellschafter, Geschäftsführer, Vertretung, Umsatzsteuer ID, Gewerbeschein, Auszug der Handwerksrolle oder Eintrag Handelsregister, Branche, Kontaktdaten wie z. B. Telefonnummern, Mobilfunknummern, E-Mail-Adressen, Faxnummern, Personalausweis, Aufenthaltsgenehmigung, Nationalität, Beruf, Arbeitgeber, Einkommensverhältnisse, Einkommensnachweise, Rechnungsanschrift, Angaben auf der Rechnung, Bankdaten, Geburtstage, Zahl der Kinder und deren Geburtsdaten, Zwangsräumung, Zwangsvollstreckung, bestehende Mietverhältnisse, Vertragskonditionen, Vertragsdauer, Tierhaltung, Mängel-/Übergabeprotokoll, festgestellte Schäden, Kontodaten, Verbrauchsdaten, Wohnungsberechtigungsschein, Nachweis bezahlte Kaution, Angaben zum Objekt, Ansprechpartner) werden zur Erstellung eines Mietvertrages sowie zur Durchführung und Abwicklung eines Mietverhältnisses (insbesondere Mieterverwaltung, Wohnungsverwaltung, Bau- und Reparaturmaßnahmen, Kommunikation und Schriftverkehr, Abrechnung von Nebenkosten, Verfolgung von Forderungen, Regelung von gegenseitigen Ansprüchen) verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO). Die Verarbeitung der Daten von allen übrigen Personen wie Ansprechpartnern (Vorname, Name, Titel, Anrede, Kontaktdaten) oder Nutzern des Mietobjekts (Vorname, Name, Titel, Anrede, Kontaktdaten, Geburtstag, Einkommensverhältnisse, Nationalität, Bankdaten) erfolgt zur Wahrung unseres berechtigten Interesses an der Durchführung des Vertrages mit dem Mieter (Art. 6 Abs.1 lit. f DS-GVO). Sofern Daten nicht von Ihnen übermittelt werden, erhalten wir diese von der Westfalia Immobilienverwaltung GmbH, Auskunfteien, dem Handelsregister, dem Bundesanzeiger oder der Presse. Die Daten von Ansprechpartnern bzw. Nutzern des Mietobjekts erhalten wir, sofern Sie diese nicht selbst angeben, von dem jeweiligen Mieter.

Zusätzlich zu den vorstehend genannten Zwecken, werden personenbezogene Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen insbesondere in folgenden Situationen verarbeitet:

  1. Sollte es in unserem Unternehmen zu einem Sicherheitsvorfall kommen, bei dem Ihre Daten betroffen sind, sind wir dazu verpflichtet, den Fall an die für uns zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu melden (Art. 33 DS-GVO). Da es unser berechtigtes Interesse ist, dieser gesetzlichen Meldepflicht schnellstmöglich nachzukommen, kann es vorkommen, dass im Rahmen der Aufklärung des entsprechenden Sicherheitsvorfalls Daten zu Ihrer Person verarbeitet werden. Die Meldungen dieser Sicherheitsvorfälle an Datenschutz-Aufsichtsbehörden beinhaltet keine Ihrer personenbezogenen Daten.
  2. Da es in unserem Interesse liegt, die Sicherheit unserer Systeme zu gewährleisten, führen wir regelmäßig Sicherheits- und Wirksamkeitstests durch, in deren Rahmen Ihre oben genannten Daten verarbeitet werden können.
  3. Wir führen Audits, interne Revisionen und andere Kontrollmaßnahmen durch, da es unser berechtigtes Interesse ist, gesetzliche Vorschriften einzuhalten, Transparenz über unsere Geschäftsprozesse zu schaffen, diese Prozesse stets zu optimieren und geschäftsschädigenden Handlungen vorzubeugen sowie diese zu erkennen. Dabei kann es vorkommen, dass Dokumente oder Dateien verarbeitet werden, die Ihre personenbezogenen Daten enthalten.
  4. Wir verarbeiten Ihre Daten zu Zwecken der Steuerung unseres Unternehmens, für die Identifikation und Verfolgung finanzieller Risiken, zur Bündelung vertrieblicher Aktivitäten und zur Erfüllung (vertraglicher) Verpflichtungen gegenüber unseren Vertragspartnern. Dazu werden die verarbeiteten Daten zu Reports ausgewertet. Die Verarbeitung erfolgt zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an der Unternehmens- und Vertriebssteuerung sowie der Erfüllung unserer Verpflichtungen gegenüber unseren Vertragspartnern.
  5. Um unseren steuerrechtlichen Pflichten nachzukommen, setzen wir Steuerberater ein. Außerdem setzen wir Wirtschaftsprüfer ein, um unserer handelsrechtlichen Pflicht der Prüfung des Jahresabschlusses gemäß § 316 Abs. 1 HGB nachkommen zu können. Ferner liegt es in unserem Interesse mit Betriebsprüfern der Finanzbehörden zu kooperieren und die ordnungsgemäße Rechnungsstellung und den Jahresabschluss nachzuweisen. Dabei betrachtete Dokumente wie Belege und Rechnungen können Ihre personenbezogenen Daten enthalten.
  6. Da es in unserem Interesse liegt, rechtliche Auseinandersetzungen zu lösen, verarbeiten wir in einem solchen Fall zweckgebunden Ihre Daten. Es liegt außerdem in unserem Interesse, im Fall von Rechtsstreitigkeiten solange Beweismittel aufzubewahren, bis alle relevanten gesetzlichen Verjährungsfristen gemäß §§ 195 ff. BGB abgelaufen sind.
  7. Darüber hinaus liegt es in unserem Interesse, Verdachtsfällen nachzugehen und bei einem konkreten Strafverdacht relevante Informationen an Strafverfolgungsbehörden zu übergeben.
  8. Fehler können jedem passieren und in jedem betrieblichen Prozess vorkommen. Damit wir diese Prozesse optimieren und unsere Fehlerquote senken können, verarbeiten wir die in unserem Unternehmen vorhandenen Daten, um Fehlerquellen zu identifizieren. Diese Verarbeitung erfolgt zur Wahrung unseres berechtigten Interessens an der Verbesserung unserer Prozesse.
  9. Wir verarbeiten Ihre Daten zum Testen von IT-Systemen und Software-Produkten sowie zur Durchführung von Migrationen. Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung unseres berechtigten Interesses an der Überprüfung der Korrektheit neuer Produkte bzw. der Korrektheit und Vollständigkeit von Migrationen.
  10. Leider kommt es vor, dass Mieter von uns unbemerkt weiterziehen und ihre Mietschulden nicht begleichen. In einigen Fällen bleibt sogar ein verwüstetes oder beschädigtes Mietobjekt zurück. Als wirtschaftliches Unternehmen haben wir ein berechtigtes Interesse daran, im Fall von Sachbeschädigung von Gegenständen und Immobilien, die nicht vom Mietvertrag umfasst waren, den (ehemaligen) Mieter ausfindig zu machen, um ihm gegenüber Schadensersatz rechtlich geltend zu machen. Es kann vorkommen, dass wir dazu Detekteien beauftragen, die alle erforderlichen Angaben erhalten.

Für die Aufbewahrung gelten unterschiedliche Fristen. Daten mit steuerrechtlicher Relevanz werden im Rahmen der jeweiligen rechtlichen Aufbewahrungspflichten, derzeit 10 Jahre, andere Daten nach den Regeln handelsrechtlicher Vorschriften derzeit 6 Jahre aufbewahrt. Soweit eine gesetzliche Aufbewahrungsvorschrift nicht besteht, werden die Daten gelöscht bzw. vernichtet, wenn sie für die Erreichung der Unternehmungszwecke nicht mehr erforderlich sind. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres in dem der Vertrag endete. Für die Wahrung unserer Rechtspositionen und dem damit verbundenen Erhalt von Beweismitteln kann eine Aufbewahrung bis zum Ablauf von Verjährungsfristen gem. §§ 195 ff. BGB erforderlich sein, die darin enthaltenen Aufbewahrungsfristen können bis zu dreißig Jahre betragen. Die regelmäßige Verjährungsfrist liegt bei drei Jahren.

Empfänger und Kategorien der personenbezogenen Daten:
Mieter für berechtigte Auskünfte/Mieterhöhungen; Mietinteressenten für berechtigte Auskünfte; Bürgen für berechtigte Auskünfte. Wohnungseigentümer; Käufer und Kaufinteressenten von Immobilien bei Verkauf einer Bestandsimmobilie; Handwerker; Lieferanten; Banken, Zahlungsdienstleister und Gläubiger, Steuerberater, Rechtsanwälte und andere Rechtsberater, Detekteien, Ableseunternehmen, Handwerker, Hausmeister, Energieversorger, Stadt- und Wasserwerke, Dienstleister für Vernichtung von Akten und Datenträgern, Versandunternehmen, Strafverfolgungsbehörden und Gerichte, E-Mail-Provider des Empfängers (bei elektronischer Kommunikation), Telekommunikationsdienstleister, Hausverwaltungsgesellschaften, IT-Dienstleister, Makler, Treuhänder, Versicherungsgutachter, Versicherer, Insolvenzverwalter, Auskunfteien, Wirtschaftsprüfer, Inkasso-Dienstleister; Unternehmen, die Bonitätsauskünfte erteilen; staatliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften (Vorliegen vorrangiger Rechtsvorschriften) erhalten, z. B. Meldebehörde, Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden oder Aufsichtsbehörden. Mit Datenverarbeitern (zum Beispiel Unternehmen, die die Heizkostenabrechnung/ Betriebskostenabrechnung erstellen) wird, soweit erforderlich, ein sog. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abgeschlossen.

Es besteht jederzeit das Recht auf:

  • Auskunft der gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DS-GVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 10 DS-GVO)
  • Berichtigung und Vervollständigung der uns vorliegenden Daten (Art. 16 DS-GVO)
  • Löschung (Art. 17 DS-GVO)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
  • Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 DS-GVO) mit Wirkung für die Zukunft. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt im Falle des Widerrufs unberührt.
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen Dritter. Sie haben das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit einer solchen Verarbeitung zu widersprechen; dies gilt auf für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Abs. 4 DS-GVO.

Zur Ausübung dieser Rechte können Sie sich insbesondere über die oben angegebenen Kontaktdaten an uns wenden.
Sie haben ebenfalls das gesetzliche Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO).